18. August 2015

Welche geheimen Regeln Ihr Team ausbremsen

Achtung: es gibt Regeln, die keiner kennt und die trotzdem jeder befolgt. Und sie sind gefährlich. Dabei sind Regeln eigentlich super! Denn das Zusammenleben und das zusammen Arbeiten von Menschen ist komplex. Regeln reduzieren diese Komplexität und sorgen für Orientierung. Deshalb sind „Regeln“ einer der 7 Pfeiler von effektivem Teamwork. Doch es gibt auch schlechte Regeln. Sie sorgen für Stress, Konflikte und Frust. Und das schlimmste, diese Regeln sind niemandem bekannt und sie wirken trotzdem.

Welche unausgesprochenen Regeln stehen auf der Bremse

Jeder Mensch ist anders. Das gilt auch für die Menschen, die in Teams zusammenarbeiten. Das macht ja gerade Teamarbeit so schwierig. Glauben Sie, Sie haben Ihr Team harmonisch zusammengestellt und alle verstehen sich bestens? Nun, zunächst ist zu „harmonisch“ für die Leistungsfähigkeit eines Teams gar nicht mal so gut. Sie brauchen Meinungsverschiedenheit, Diskussion und Diskurs, um zu hervorragenden Entscheidungen zu gelangen. Und weil alle Mitarbeiter Stärken und Schwächen haben, brauchen Sie zu jeder Schwäche einen Kollegen, der diese Schwäche ausgleicht. Doch kaum sind Mitarbeiter dann mal etwas unterschiedlich, schon bringt das Konfliktpotenzial mit in unser Team.

Der eine will schnell ans Ziel, koste es, was es wolle, der andere will erstmal mit allen Kollegen einen Konsens darüber erreichen, was denn das richtige Ziel ist. Der eine erfindet ständig neue Prozesse, die noch effizienter funktionieren sollen, der andere wünscht sich mehr Stabilität, denn alles muss doch Ordnung haben. Und schauen Sie einfach in unsere Gesellschaft. Für den einen zählen Ehrlichkeit, Redlichkeit und Fleiß, der Andere nimmt Abkürzungen oder will in seinem Umfeld um jeden Preis die Macht an sich reißen. Wenn jeder macht, was er will, dann gibt es schnell den großen Krach. Und jeder Mensch ist anders, muss also jedes Mal in seinen Absichten, seinen Motivationen, seine Werten erst neu eingeschätzt werden. Das macht unser Zusammenleben so schwierig. Und deshalb brauchen Gesellschaften, Gruppen und Teams Regeln.

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Auf diese Weise reduzieren Regeln die Komplexität. Man braucht nicht in jeder Situation neu nachzudenken. Man hält an einer roten Ampel einfach an und wartet auf grün, und alles läuft wie geschmiert. Entsprechend brauchen wir im Team einige wenige wichtige Regeln:

Wie treffen wir Entscheidungen?
Wie diskutieren wir? Wie kommunizieren wir miteinander?
Welchen Anspruch haben wir (Qualität, Ziele, Vision)?
Wie gehen wir miteinander um?
Was ist zu tun wenn…?

Und schon läufts auch reibungslos im Hochleistungsteam. In einem Spitzenteam von Seglern muss nicht erst diskutiert werden, wer nun das Segel refft und ob nun der Kurs der Richtige ist.

Aber halt, es läuft ja gar nicht immer reibungslos. Mitarbeiter übergehen ihre Kollegen, Teammitglieder vergreifen sich im Ton, ein Dritter verstößt gegen Absprachen. Haben wir also nicht genug Regeln? Sind sie nicht hinreichend bekannt? Oder sind es vielleicht die falschen? Tja, wenn Teamwork ganz so einfach wäre, bräuchten wir keinen Teamcoach.

Erstens: In den meisten Teams sind die Regeln gar nirgends niedergeschrieben. Und sie wurden auch nie diskutiert. Es sind also irgendwie geheime Regeln (verdeckte Regeln vom Typ A). Der Teamleiter nimmt einfach selbstverständlich an, dass jeder wüsste, wie man sich zu verhalten habe. Bis jetzt lief es ja immer richtig. Bei einem Regelverstoß wird dann plötzlich erstmals über so eine Regel diskutiert. Der Übeltäter fällt aus allen Wolken und alle anderen Teammitglieder gucken mit Unschuldsmienen Löcher in die Luft. Manche Regeln entstehen sogar erst genau in der Minute, in der der Teamleiter von einem neuen Problem erfährt. Auf einmal galt sie doch schon immer.

Der erste Konfliktherd bei „verdeckten“ Regeln ist, dass man sie nur befolgen kann, wenn man sie kennt. Tipp: Reden Sie über die Regeln, die Ihnen wichtig sind. Legen Sie sie unter Einbindung des ganzen Teams per Konsens fest. Wiederholen Sie die Konversation über Ihre Regeln des Öfteren. Menschen lernen durch Wiederholung. Einmal ist keinmal.

Dann gibt es aber noch „geheime Regeln vom Typ B“. Die sind dem Teamleiter gar nicht recht. Obwohl er sie wahrscheinlich selbst geschaffen hat. Diese sind unausgesprochene Regeln, die jeder kennt, weil er mal dagegen verstoßen hat und unangenehme Konsequenzen erleben musste.

Diese Regeln sind extrem gefährlich,

weil niemand offen darüber redet
weil sie oft nicht einmal bewusst sind
weil sie konsequent befolgt werden
weil sie für das Team limitierende Konsequenzen haben

Beispiele:

„Alle müssen immer hundertprozentig der Meinung des Teamleiters sein.“ Diese verdeckte Regel entsteht, wenn der Teamleiter rhetorisch stark ist, dazu neigt, andere Meiningen weg zu diskutieren oder gar zu verbieten. Der anders Denkende wird vom Ranghöheren massiv persönlich angegriffen. Die Kosten dieser Regel: Fruchtbare, lehrreiche Diskussionen bleiben aus. Mitarbeiter stellen das Denken ein oder sind gefrustet. Es nutzt ja doch nichts. Der Chef will ja keine Ideen hören. Die Qualität und der Output der Abteilung bleiben hinter den Möglichkeiten zurück. Oft ist sich die Führungskraft ihres eigenen Stils in solchen Situationen gar nicht bewusst, da sich niemand traut ihr Feedback zu geben. Oder man hat es versucht und die Konsequenzen zu spüren bekommen. Führungskräfte mit diesem Verhaltensstil halten sich für clever und für gute Diskussionspartner. Sie haben eben nur zufällig immer Recht.

„Gefühle haben im Team nichts zu suchen.“ Emotionale Intelligenz gehört seit einiger Zeit zu den allseits anerkannte Erfolgstreibern. Denn schließlich sind Emotionen der Motor jeglichen menschlichen Handels. Emotionen zu verstehen und einschätzen u können, macht erfolgreich (vgl. Daniel Goleman). Doch immer noch gibt es viele Manager, die glauben, Emotionen haben im Business nichts zu suchen. Und Sie denken, entscheiden und handeln entsprechend. Da Teamleiter die Vorbilder ihrer Mitarbeiter sind, entsteht hier schnell eine verdeckte Regel. Die Kosten: das Team vermeidet es zunehmend, auf Emotionen Rücksicht zu nehmen. Der Chef will es ja so. Die Beziehungen im Team, zu anderen Teams oder zu Kunden verschlechtern sich. Die Performance fällt zurück.

„Mach keine Fehler.“ Ein Klassiker. Obwohl wir heute alle gelernt haben, dass Menschen Fehler machen, dass man aus Fehlern lernen kann, dass Angst vor Fehlern lähmt und weitere Fehler erzeugt. Der Reflex, seinen Mitarbeitern bei Fehlern die Hölle heiß zu machen ist aber weit verbreitet. Die verdeckte Regel entsteht schneller, als man dagegen anarbeiten kann. Die Kosten: Mitarbeiter haben Angst und verfallen in Passivität und Vermeidungsverhalten. Sie werden inaktiv und behalten Ideen lieber für sich. Fehler werden unter den Teppich gekehrt. Die Schuld wird bei anderen Gesucht. Der Beginn einer gefährlichen Abwärtsspirale für jedes Unternehmen.

„Nur wer sich profiliert, kommt weiter.“ Seltsamerweise werden immer noch oft die Ellenbogen-Typen befördert, die Angeber, die dominanten Kämpfer-Typen. Die Mitarbeiter, die mit hoher emotionaler Kompetenz ein Team zusammenhalten und gute Mitarbeiter fördern könnten, bleiben immer noch oft auf der Karriere-Strecke. Warum? Die Mitarbeiter mit dem Talent zum Umgang mit Menschen sind öfter bescheiden, zurückhaltend und unauffällig. Die dominanten Kämpfer und Protzer fallen auf, wirken energetischer, dynamischer. Die Botschaft an die Belegschaft: Nur wenn du dich gegen andere profilierst kommst du hier weiter. Die Kosten: Einzelkämpfertum statt Teamwork, andere Abteilungen in die Pfanne hauen, statt Kooperation. Fehler werden anderen in die Schuhe geschoben, damit man selbst sauber bleibt. Schlechte Führung, aus Mangel an Emotionaler Intelligenz. Aus schlechter Führung folgen schwache Teams.

Für solche limitierenden verdeckten Regeln gibt es noch hunderte weiterer Beispiele

„Jeder macht seins und mischt sich nicht ein.“
"Man spricht nicht mit Herrn Müller." (Mobbing)
"Der Chef ist unser Feind."
"Bloß keine schlechten Nachrichten."
"Sag nicht, was du wirklich denkst."
"Warte bis du eine Lösung hast, bevor du ein Problem ansprichst."
"Sichere dich ab, speichere jedes Email."
...

Sie entstehen in kürzester Zeit, ohne, dass man es bemerkt. Und so wirken Sie weiter aus ihrem Versteck heraus. Sie werden zu einem unerwünschten Bestandteil Ihrer Teamkultur oder Unternehmenskultur.

So entmachten Sie als Teamleiter, diese heimlichen Bremser:

Ermöglichen Sie so oft wie möglich 100% offene Diskussionen über die üblichen Verhaltensweisen in Ihrem Team. Verbannen Sie jegliche Tabu-Themen.
Lassen Sie Kritik an Ihrer Person nicht nur zu, sondern fordern Sie aktiv dazu auf. Und belohnen Sie die Mitarbeiter, die tatsächlich etwas sagen, mit Anerkennung für ihren Mut und ihre Offenheit.
Nutzen Sie Team-Workshops und Teamcoaching, reden Sie nicht über Ihre Arbeit sondern auch über Ihren Umgang miteinander
Identifizieren Ihre verdeckten Regeln: Bitten Sie Ihr Team, nach verdeckten Regeln zu suchen. Suchen Sie selbst danach, z.B. in Mitarbeitergesprächen.
Oft findet ein externer Interviewer leichter die versteckten Regeln
Und überprüfen Sie jede verdeckte Regel darauf hin, wo sie Sie limitiert.
Ersetzen Sie die verdeckten Regeln durch bessere, offizielle Regeln.
Reden Sie oft darüber (1.000 Mal)
Sorgen Sie für deren Einhaltung (Lob, Anerkennung, Feedbackgespräche)

Lesen Sie weiter in Teil 2 „Warum Team-Regeln nicht befolgt werden“

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